O primeiro passo a ser tomado é elaborar o planejamento da sua festa:

1. faça uma lista com a quantidade de convidados.
2. veja o lugar ideal para fazê-la e, dependendo do tipo de festa, o melhor dia da semana, alimentação, atrações ou brincadeiras e o roteiro da festa.
3. em seguida, classifique a sua festa, veja o que o anfitrião deseja e escolha uma pessoa para te auxiliar.

Classificação das Festas/Eventos

A classificação da festa se relaciona à idade da pessoa ou a natureza do evento.

♦Natureza: esportiva, social, recreativa, etc;

♦Público-alvo: quais pessoas participarão, qual a classe social delas, qual a idade;

♦Formato:curso, reunião, etc.;

♦Competitivo: torneio, olimpíadas;

♦Demonstrativos: espetáculo, leilão,inauguração;

♦ Reuniões sociais: coquetel, coffee break, debutantes.

Planejamento

⇒ Faça uma lista com tudo aquilo que haverá na sua festa, veja a quantidade de convidados. Esteja ciente de que poderão aparecer os parentes, a babá e pessoas próximas aos seus convidados;

⇒ Faça orçamentos e veja quais os melhores produtos e serviços a serem escolhidos de acordo com o tipo de festa;

⇒ Se houver contrato com alguma outra empresa, verifique o acordo feito: data da entrega do bolo, dos salgados, da decoração, etc.;

⇒ Escolha o repertório de músicas, o local para o aluguel de garçons, etc.;

⇒ Escolha a melhor data e horário: se durante a semana será mais difícil a participação de todos os convidados, o melhor dia é na sexta-feira; se final de semana é possível que todos os convidados compareçam; se na escola, caso seja festa infantil, são econômicas e os pais devem contratar todos os serviços, como os meios de transporte e a segurança.

 Para o Evento

Após a organização de todas as atividades, faça:

1. Cronograma – atividades a serem realizadas no evento;
2. Check list – lista de responsabilidades;
3. Matriz de responsabilidades – função de cada pessoa.

 O Local da Festa

Após escolher o tipo de festa, o ideal é procurar um local adequado, pelo menos com quatro meses de antecedência ou dependendo de lugares muito alugados, reserve um ano antes. Visite vários e veja se atende as suas expectativas.

1. Verificar o tamanho do local X o número de convidados;
2. Ver se o acesso é fácil e próximo da região onde se encontram os convidados; caso contrário, utilize placas de sinalização com o nome do aniversariante ou faça mapas no verso do convite;
3. Veja se a infraestrutura do local é boa: observe os banheiros, o salão, o local para o som, a cozinha, estacionamento, horário de funcionamento, vizinhança, segurança, energia, etc.
4. Veja se será necessário contratar seguranças; Se for na sua casa, você terá a opção de organizar do seu jeito, o custo será menor e o horário flexível; em prédios, lembre-se de reservar o salão.
5. Procure saber quais são os diferenciais do local escolhido: preço, tamanho do local, atendimento, melhor dia e época do ano, etc.
6. Existem vários locais para a realização de sua festa: pode ser uma chácara, fazenda, um clube, um centro de convenções; caso se trate de eventos maiores, galpões, etc.

 Serviços: Comes e Bebes

A alimentação para os convidados será definida de acordo com o horário e o tipo de festa. Em festas infantis, os doces e o bolo se destacam, pois devem ser criativos e bonitos para animar a criançada:

→ mesa de frios;

→ banquetes;

→ buffets;

→ coquetel;

→ ceia;

→ jantar, etc.

De acordo com o serviço que escolher, esteja atento à modalidade:

→ À francesa: serviço em que o garçom segura a bandeja enquanto as pessoas se servem;

→ À inglesa direto: o garçom serve os convidados;

→ À inglesa indireto: o garçom prepara e serve o prato para os convidados através de um carrinho de apoio;

→ À americana: os convidados se servem através do buffet;

→ Franco-americano: prato de entrada é servido na mesa pelo garçom, já o buffet são eles que se servem.

→ Empratado ou de prato passado: prato pronto e servido;

→ À russa: uma mesa é preparada com os alimentos.

 Sugestão de Cardápio

- Coffee Break ou Mesa de frios: Café, chocolate, chás, sucos, água, salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães, sanduíches, patês, frios, etc.

- Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis de frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe, canapés, salgadinhos, frios, petiscos, miniporções, etc.

- Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe, entrada fria ou quente, frutos do mar, carnes, aves, massas, sobremesa, etc.

 Atrações da Festa

Cada atração deve estar relacionada com o tema da festa e a idade dos convidados. Em festas infantis, tenha um monitor para cuidar das crianças. Lembre-se de observar o tempo de permanência na hora da contratação de uma empresa para organização de festa infantil.

1. teatros;
2. mágicos;
3. palhaços;
4. jogos e brincadeiras: pula-pula, cama elástica, etc.;

Adultos e adolescentes:

1. música ao vivo;
2. Dj's;
3. jogos de luz e pista de dança;
4. dançarinos;
5. animadores profissionais.

 Fim da Festa

Geralmente, é o momento de se despedir das pessoas, entregar as lembrancinhas, se houver, e dar um agradecimento pela presença de todos.

 Pós-Evento

• Procurar quem será o responsável pela limpeza do local;
• Verificar se não falta nenhum elemento da decoração, cadeiras, itens quebrados por convidados e outros danos;
• Verificar se foram atingidos todos os resultados planejados no início da festa.